栃木県に根ざした建設会社として、創業から50年以上続く有限会社丸善工業（以下、丸善工業）様。その3代目である代表の長さんは、社員のパフォーマンスを上げるためにさまざまなITツールをいち早く取り入れているそうです。

営業から設計、アフターフォローまで行う長さんのもとには日々多くの電話がかかってきており、「電話ノイローゼになりそうだった」とのことからfondeskを導入。かつては営業電話によって途切れていた集中力も、今は業務に100%発揮できているといいます。導入の経緯や効果とともに、ITツール導入にためらう中小企業に向けたメッセージを長さんに伺いました。

事務スタッフが業務に集中できる環境を作りたかった

営業電話に対応しなくて済むようになり、私や事務スタッフの作業パフォーマンスが上がりました。電話対応で集中力が切れてしまうと、また戻すために時間がかかってしまいますよね。営業電話を受けたときなんて、特にそうです。

fondeskは他の類似サービスに比べてリーズナブルなうえ、業務効率もしっかり上げられたため、導入してよかったと思っています。私たちのための「働き方改革」が一歩前進しました。

ビジネスパートナーである社労士事務所から導入を勧められたことがきっかけです。その事務所は、緊急時以外の電話対応を受け付けず、チャットワークでやりとりを行う体制を取っているんです。私も電話対応に課題を感じていたため、お盆休みのタイミングで導入してみることにしました。

弊社では、コロナ禍でリモートワークが広まるよりずっと前から、チャットワークやDropbox、Zoomなども導入していたんです。地方の中小企業だからといって情報弱者ではいられません。勝ち残っていくためには、新しいツールを取り入れていかなければならないと考えています。そうしているうちに、fondeskにも出会えたというわけです。

事務所の電話を取ることで事務スタッフの集中力が途切れてしまうことが課題でした。特に営業電話が多く、その話を聞いたり私につないだりするたびに作業の手を止めるのは時間がもったいない。集中力を100%発揮してもらうにはどうしたらいいか、と考えていました。

お客様や取引先とのやりとりはLINEやチャットワークへと集約を進めていたため、事務所への電話は少なくなっていたんです。新規のお問い合わせの電話がかかってくることはありました。しかし業務効率を考慮すればfondeskを利用したほうがいいのではないかと思い、導入を決めました。

弊社はBtoCの案件も多いため、お客様からの電話を私やスタッフに直接つなげないことが少し気になっていました。クレームやトラブルの電話がかかってくることもあるため、即座に対応できないと困るのではないかと考えたんです。

しかし、取引先にチャットワークの導入が進んだことや、お客様とのやりとりをLINEなどに移せたことで、電話を直接取らなくても問題ないと判断。実際にfondeskを導入して、自分で電話を取る必要がないことを実感できています。

手頃な価格で業務パフォーマンスが向上。電話自体も減る結果に

事務スタッフからは「電話を取らずに済むので楽になった」との声がありました。ただ、これまでは電話対応も業務の一環だったわけですから、事務スタッフ本人が「私は不要なんだろうか」と誤解する恐れもあります。そこで、あらかじめ「別の業務に集中してもらうために導入する」という導入の目的を伝えて納得してもらいました。

私自身も、営業電話に対応する必要がなくなって楽ですね。業務に集中できるようになったと感じています。

お客様には弊社の公式LINEに連絡してもらうよう勧めているので、そんなに増えていません。取引先にも「打ち合わせなどで電話を取れないことが多い」と伝え、チャットワークで連絡してもらうようお願いしています。今では、よほど急ぎの用件でない限り電話はかかってきませんね。もともと電話代行サービスを使っていたこともあり、fondeskに切り替えても社内で混乱などは起きていません。以前は、オペレーターの方が電話に出るまで、こちら側の電話のコール音も鳴っていたのですが、fondesk導入後は社内も無音になりました。

事務所にかかってくる電話自体も減っている印象です。fondeskにつながると気づいた人たちは次から事務所にかけてきませんし、営業電話も少しずつブロックしているので減っています。

チャットワークに届いたfondeskの通知は、私と事務スタッフで確認しています。事務スタッフに対応してもらいたい場合はその旨の指示を出し、不要な電話だと判断した場合は私がブロックリストに追加。通知を見れば折り返しが必要かどうかすぐにわかるので、対応が漏れることもありません。

fondesk導入時のトライアル期間でしっかり試運転できたこと、そして事務スタッフにきちんと説明できていたことで、特別なルールを設けずともスムーズに運用できています。

町工場の電話対応は骨伝導イヤホン＋fondeskで鬼に金棒

私と同じように、電話対応に悩む同業の経営者が多いことは知っていました。そこで、私がこれまで継続してきたさまざまなSNSを使ってfondeskを広め、電話アレルギーのようになってしまった人たちの助けになればと思っています。

オプションでもいいので、土日祝日に対応してもらえるとありがたいですね。弊社は日曜だけ休日にしているので、土曜と祝日にかかってきた電話はすべて私の携帯電話に転送しています。そうすると、どうしても平日に比べて電話対応に使う時間が増えてしまうんですよね。

また、何度も電話をかけてきている番号が、ひと目でわかるようになると助かります。しつこい営業電話の場合、逆に「それだけ粘るのなら一度話を聞いてみよう」と思えるので（笑）。

社員数が3〜5人ほどで、「家業」から「企業」へと移行していく段階にある同業の経営者におすすめしたいです。そのような会社では、DXを進めてパフォーマンスを高めたいと思っているはずですから。

加えて、町工場にもおすすめです。製造に取り掛かると、作業にかかりきりになって手が離せなくなります。その手を電話で止めることは嫌なはず。電話対応の苦肉の策として骨伝導イヤホンを使っている人たちもいるでしょう。人手が少ないなか、何とかして電話の負担を減らそうと工夫している。そのような方々に、「fondeskを使えば、そもそも電話を取らずに済むので『鬼に金棒』状態になれる」「もっと自分の時間を有効活用してパフォーマンスを高めて」と伝えたいですね。