「創業したばかりの会社や、小さい事務所こそ、お金をかけてでも時間を買ったほうがいい」そう語るのは、中村太郎税理士事務所の中村さん。

同事務所は、企業の事業内容や理念を深く理解し、経営者の真のパートナーとして支援を掲げ、150社を超える企業の税理・財務を担っています。

全員で離席する研修や昼の休憩、事務所に人が少ないとき。必要なときに電話対応をfondeskにスイッチし、時間を有効活用するfondeskの運用を実践しています。代表の中村さんに、fondesk導入のきっかけや、導入して良かったことなどを伺いました。

研修や業務に集中できるようになった。スポットでfondeskを利用し、課題を解決。

一番良かったのは、全従業員が参加して行う研修が、電話によって中断されなくなったことです。

電話が鳴れば出ないというわけにはいきませんよね。これまでは、電話のたびに研修を中断しなければならず、非常に非効率だと感じていました。 fondeskを導入し、全員が研修に集中できるようになったのは大きな変化ですね。

また、昼休みに全員が離席できるようになったことも、所内では好評です。 休憩時間はしっかり休んでほしいと思っていますので、昼休みには必ずfondeskに転送をしています。

私たちは10名ほどのスモールチームで業務を行っているので、誰かがミーティングで席を外す、誰かが外出するということだけで、残った人たちに電話のしわ寄せがいってしまいます。fondeskのおかげで、人数が少ない日も業務に集中できるようになりましたね。

そうですね。少人数の事務所ならではの使い方なのかもしれません。 fondeskによって、「誰も電話に出られない」という状態がなくなったことは、お客様にも良かったと思っています。 すべての電話をfondeskに回さなくても、必要なときだけ利用する。困ったときのもう一人の働き手、というような感覚ですね。

もちろん常時fondeskで電話対応することも考えました。しかし、税理士事務所の特性上、違う場所に電話が繋がっているとわかるとすぐに切ってしまう方や、ものすごく急いでいるお客様もいます。 そういうお客様のご要望にお答えするために、メリハリをつけた運用を行っています。

Chatworkとの連携で、受電の抜け漏れナシ。リモートワーク下でも電話対応ができた。

Facebook広告で、偶然fondeskの事例を見かけたんです。そこに載っていたのが、もう10年以上のお付き合いがある、行政書士法人GOALの石下さんの記事でした。 電話応対をどうにかしたいと思っていたこともあり、信頼している方がおすすめしているということで、fondeskを検討し始めました。

導入の決め手になったのは、fondeskがChatworkと連携できるということです。実は創業当初に、秘書代行のようなサービスを利用していたことがあったのですが、受電の連絡はメールだけでした。 一方fondeskは、SlackやLINE、Chatworkなど連絡手段を選べます。

幣所の場合は、基本的なコミュニケーションはChatworkなので、連携できるのは良かったですね。Chatworkならば全員が見ていますので、対応の抜け漏れもありません。

そうですね。 fondeskを利用開始した2020年4月初めは、世の中は新型コロナウィルスによる緊急事態宣言下で、リモートワークへの移行を進めていたときでした。

我々もできるだけリモートワークをしようということで、交代で事務所にいる人が2~3人くらいという日もありました。 しかしそうなると、どうしても出社している人に電話対応が集中してしまいます。fondeskを入れてからは、かなり負担が軽減されましたね。

お金は取り戻せるが、電話の時間は戻らない。少人数の事務所こそfondeskで効率化を。

人の名前の聞き間違いがたまにあるので、そこは改善すると良いなと思いますね。※注釈1

あとは、お客様が電話代行の人だと気づいてしまう、というのはありますね。 ですから、うちの事務所の簡単な受け答えならできるというような、カスタマイズトークのアップグレードプランがあると良いですね。

それから、今fondeskの受付時間は9時~19時ですが、もう少し長くなるともっと活用できるかなと思います。

士業の事務所にはおすすめしたいですね。

士業の事務所は、一人でやっていらっしゃる方もいますし、人数が少ないところも多いと思いと思います。そこで、すべてを自分でやってしまおうとすると、本当に自分が割くべき業務が進まなくなってしまうと思うんです。

創業当初は経済的にも余裕がないですし、外部サービスにお金を使うのを躊躇される方もいると思います。でも、そこはお金を使ってでも、時間を買ったほうが良いと思います。時間は後から取り戻せませんが、お金は頑張って営業してお客様が増えれば、取り戻せますから。

自分の時間を有効に使うためにも、fondeskのサービスはおすすめです。