株式会社あきた総研（以下、あきた総研社）は、秋田県で人材コンサルティング事業を行う会社です。事業内容は、秋田県内企業の組織開発や社内コミュニケーションに特化した人材コンサルティング業務を中心とし、転職者や求職者の就職相談を行っています。事業を通して、働く人一人ひとりが多方面で輝くことができる社会を目指しています。

会社設立から間もなく4年となり、秋田県を中心に事業を拡大しているあきた総研社は、どのような目的でfondeskを導入したのか。あきた総研社代表取締役の須田さんにwebインタビューにてお話をお伺いしました。

Web記事を見て導入を検討。電話対応の悩みを解決できると思った。

当時、私が電話になかなか出られず、クライアント様にご迷惑をおかけする事がありまして、そのタイミングでLIGさんの記事を見たことがきっかけでした。

私は基本的に「研修やセミナーをしている、アポイントに出席している、集中すべき編集作業をしている、もしくは秋田県は広いため車で大移動をしている」といったことが多いんです。なので、電話に出たり、電話で打ち合わせをする時間がそもそも取れなかったんですね。そんな状況だったので「須田が電話に出ない」ということをクライアント様から言われることが多くなり、社内で会議した結果、電話の対応をすべて別のスタッフにお願いすることになりました。

しかし、二次的な影響として「そのフォロースタッフの業務が止まってしまう」ということが起きました。しかも、その電話の内容が「メール送ったので見てください」や「見積もりください」など、テキストでやりとりできそうな内容ばかり。これではスタッフの手を止めてしまっているし、本質的じゃないな、って思ったんです。そこで「そもそも電話をやめる！」という宣言をしました（笑）。

ただ電話をやめるからには何か対策を考えなくてはいけないな、と思っていたときにfondeskに出会いました。

fondeskの導入の決め手になった点は2つあります。 1つ目は、お手軽な値段だったことです。電話のために人を雇うよりも断然コストがかからずに課題が解決できると思いました。弊社は、電話がかかってくるといっても、大企業のように様々な部署に電話がくるということではなく、だいたいが私宛の電話ですし、電話を外部に委託してしまっても問題ないと考えました。

2つ目は、fondeskは設定できる通知先も豊富だったことです。弊社ではSlackを使っているのですが、やはりSlackに対応しているのは大きな決め手になりましたね。

fondeskを導入することは、電話文化・FAX文化へのアンチテーゼ。

そうですね、地域的な文化としては電話が多いのと、いまだにFAXがメインの通信手段になることが多いです。

私自身、秋田県総合政策委員（県の方向性に意見を述べる専門家）を務めているのですが、委員の仕事を通じて「FAXをやめないと働き方改革も何も進まないですよ」という提言はしています。しかし、ご年配の方が多かったり、昔からのつながりでビジネスをやっている業者同士の方が多いということもあり、FAXをやめられないという事情が地域的にあります。いまだにメールを使わずに「資料は全部郵送してください」と言われることも多い地域ですので、やはり「電話やめます」宣言には賛否がありますね。

また、地元企業に新卒採用の支援をしていると、残念ながらいまだに「採用してあげている」といった上から目線の企業がまだ残っているのも事実です。そういった会社に対して、新卒採用成功のためにも、テキスト文化、チャット文化といった若者が親しみやすい企業文化にしていかないといけない、というメッセージングも含めて、fondeskを導入しております。

評判は非常にいいです。主に私の代わりに電話を取っていた者も、前任者も、他の仕事に集中できるようになったといっています。

それから、電話を取っていた者から、朝方に「電話に出れずすみません」という謝る連絡が多かったんですが、今は代わりにfondeskさんが受電報告をしてくれるので、小さいネガティブなコミュニケーションをなくせたこともよかったですね。

その他、いつ誰から電話があったのか、過去の電話はどの番号からかかってきたのか確認するとか、全部履歴に残っているので、非常にありがたいですね。

自分は商売をしている側でもあるので、料金と比較したときには不満はないです。

もしこの先料金が高くなっていったとしたら、個人名の登録や、返答の文言をカスタマイズできたり、オペレーターの方宛にメモ書きを残せる機能などがあるとすごくいいなと思います。人材業界でいうと、この時期はセミナーの問い合わせが多い可能性がある、と思ったらそれに合わせた対応ができるように期間限定のメモ書きを残すことができるとか、期間限定でもいいのでそういった機能がほしいですね。

まずは起業し、間接部門が置けない会社全般ですね。あとは地域の中小企業から良く聞く話なんですけど、昼休みに交代で電話番をしないといけないことが多いらしいので、そういった企業は昼休みのスポットだけfondeskを活用することをオススメしたいですね。

電話の対応がないだけで働き方改革にもなりますし、社内のコミュニケーションを取る時間を作ることになり、結果的にライフクオリティーも上がると思います。