人手不足や業務効率に悩む企業へ、月1時間から発注可能なバックオフィス代行サービスを提供するレジリエント株式会社（以下、レジリエント）様。顧客企業のバックオフィス業務効率化を検討するなかで、fondeskの存在を知って導入されました。

営業電話が非常に多かったそうですが、fondesk導入後は電話対応の負担を軽減できたといいます。また、電話番号をホームページに掲載できるようになり、新規顧客からの問い合わせルートも確保できたそうです。導入の経緯や効果について、代表取締役の小林さんにお話を伺いました。

営業電話の多さと顧客獲得経路に課題

自分で営業電話に対応しなくて済むようになったのが良かったですね。電話メモを自分で書いて共有する手間も不要になった点や、Slack上ですべて確認できる点も便利だと思います。

これまでは、限られた従業員数での電話対応を考慮してホームページに電話番号を掲載していなかったのですが、fondesk導入後に電話番号を掲載したんです。すると、電話での問い合わせもいただけるようになったので、負担を増やさず顧客獲得に良い効果が得られているため、導入してよかったと感じています。

課題は2つありました。1つは、営業電話が多かったことです。弊社は人材紹介業の認可を受けているため、人材紹介責任者の電話番号を公開しており、人材紹介プラットフォームなどから営業電話が頻繁にかかって。その対応に煩わしさを感じていたんです。

もう1つが、電話での新規問い合わせルートを持っていなかったことです。もともと、私の個人携帯しかない状態で事業をスタートしており、ホームページにも電話番号を載せていませんでした。しかしホームページの問い合わせフォームだけでは、「電話で問い合わせをしたい」と考える潜在顧客を逃しているのではないかと考えたんです。

とはいえ従業員数も少ないため、すべての電話に出られない恐れがあります。そこで、電話番号取得と同時にfondeskを導入し、電話での顧客獲得ルートを設けることにしたんです。

弊社がお客様の相談を受けるなかで、電話の効率化を考えた際にfondeskの存在を知りました。インターネットや広告でも見かけていたと思います。

fondeskの他にIVR製品の利用も考えていたのですが、両方試した結果、機能面やUIの使いやすさからfondeskを選びました。IVRは最終的に社内の誰かが受電しなければならず、メンバー数的に運用が厳しいと思ったんですよね。

月1万円で電話の可視化と心理的負担の軽減が叶う

電話を受けてくださるオペレーターの方が、どのような対応をされるのか気になっていた程度ですね。それ以外の懸念は特にありませんでした。トライアル中にテストコールしたところ、問題ないと感じたので、そのまま本契約することにしました。

Slackに届いた通知を、社内メンバーで共有できるようにして運用しています。通知が届いたら、気づいた人が「対応します」「対応不要」などのコメントを入れるルールです。この方法で、特に対応漏れやトラブルもなく運用できています。

費用対効果は高いですね。かかってきた電話をすべて可視化できるうえ、Slackに通知されるので社員との連携も取りやすい。「営業電話がたくさんかかってくるかもしれない」という心理的なストレスもなくなったので、1万円でこれだけの効果が得られるのはありがたいと思います。

どの電話から折り返すべきかひと目でわかるよう、かかってきた電話の優先順位が識別できたら便利だと思います。たとえば、自社のCRMや名刺管理ツールと紐付けて「今かかってきた電話は取引先から」と判別できたり、同姓同名の担当者でも区別できたりするようになったら、より対応しやすいでしょうね。

また、似た名前の会社が複数あって特定できない場合もあるため、fondeskからの通知にホームページのURLが載っているとありがたいですね。

勤務形態の変化や人手不足に困る企業へおすすめ

弊社は企業のバックオフィス支援を行っているので、お客様からバックオフィスにまつわる悩みを聞く機会が多いんですよね。そのため、バックオフィス支援につながるいいサービスをどんどん提案できるようにしたいという思いが根底にあります。fondeskも、そのサービスのひとつです。自社で使っていて「お客様にも紹介したい」と思えたので、紹介パートナーとして登録しました。

さまざまなお客様の相談を聞くなかで、「企業のサービス内容を理解したうえで受け答えしてほしい」と考える企業や、電話対応するための人手が十分足りているような企業にはマッチしないかもしれないと感じています。逆に、弊社のように課題解決につながる企業も多いはずなので、これからも電話周りの困りごとを積極的にヒヤリングしていきたいですね。

人手が足りていない小規模な企業や、出社形態に変化がある企業、フルリモートワークの企業にはおすすめですね。リモートワークと出社の切り替えがあったり、部署ごとにリモートワークの日が決まっていたりする企業も、fondeskがあれば「必ず誰かに出てもらえる」という安心感があって働きやすくなると思います。

また、新入社員が電話に慣れておらず怖がってしまうという話もよく聞くんですよね。電話対応にストレスを感じる社員がいる企業も、fondeskを使ってみると負担を減らせていいのではないでしょうか。