子ども向けのイベントやワークショップコンテンツを企画・運営する株式会社アソビスキー（以下、アソビスキー）様。かつては代表番号にかかってきたすべての電話を、代表の近藤さんが1人で受けていたといいます。ところが、会社が成長するにつれて不要な営業電話が増え、対応が負担になったことからfondeskを導入。

導入後は、電話対応にあてていた時間が激減し、業務中のストレスも少なくなったそうです。「この料金でこのクオリティなら言うことなし」と話す近藤さんに、導入の経緯や運用の工夫、効果についてお話を伺いました。

すべての電話に1人で対応している状況を変えたかった

これまでかけていた電話対応の時間を大きく削減できたのが非常によかったですね。以前は代表番号にかかってきた電話すべてに対応し、必要なものは担当者へ連絡する運用でした。しかし今は、自分にとって必要な電話にのみ対応すればいい状態です。営業電話にも対応しなくて済むようになったため、雑音が入ってこなくなったのもうれしい点です。精神的にも穏やかになった気がします。

fondeskでは電話の用件をしっかり通知してもらえ、履歴も残るので、情報の取りこぼしがなく助かっています。聞き取りも丁寧でニュアンスまで伝わってくるので、第一営業まで代わってもらっている感覚です。

会社が成長していくタイミングでメディアへの露出が増えて、営業電話が急増したことがfondesk導入のきっかけでした。もともと、代表番号にかかってきた電話はすべて私の携帯電話に転送して1人で受けていたんです。

ピーク時には膨大な数の営業電話がかかってきており、対応に困っていました。電話って、出るまでお客様か営業電話かわからないじゃないですか。期待して電話に出ても営業電話だと、ガッカリ感が大きいんですよね。

対応にも時間がかかるうえ、精神的にもストレスとなっていたため、何か手はないかと考えていたところでfondeskの広告を見かけました。まずはトライアルで試してみようと、すぐに登録して使い始めたという流れです。

ウェブ上ですぐに登録できるところと、トライアル期間が2週間あるところが決め手でした。困り果てて検索したのが夜中だったため、その場で登録してすぐに使い始められるのがよかったんです。また、トライアル期間も1週間では短く、1ヶ月では長すぎる。2週間というのがちょうどいいんですよね。

実は以前、他の電話一次受けサービスを使っていたことがあります。しかしそちらは、入電をメールで通知してくれるだけというもので、まとまった履歴が残るわけでもありません。聞き取りの細かさや通知のわかりやすさ、料金の手頃さを考えると、fondeskのほうがいいのではないかと考えて選びました。

経営方針に沿った運用方法でfondeskを活用

導入前には何も悩みませんでしたね。導入した後で、通知先の振り分け設定などが思いのほか細かくできることに驚いたくらいです。ただ、最初にきっちり設定すれば適切な運用ができると思い、楽しく緻密に設定したことを覚えています。

社員からは「社長がピリピリしなくなった」と好評です。以前は営業電話に対していちいち腹を立てていましたので（笑）。

社外の方からご不満の声もありません。むしろ以前は、社長が直接出ることに驚かれていたかもしれないので、「社員が電話を受けるようになったんだな」と思われているのではないでしょうか。

さまざまなチャットツールのなかでも、社員がよく使っているLINEに通知させています。宛先に「社長」と入っているものは私のLINEに届くようにし、それ以外は各担当者の個人LINEに通知される設定です。グループチャットで知らせるわけではないので、届いた通知はそれぞれが責任を持って対応するようにしています。

というのも、弊社は独立採算制をとっているため、業務内容は各自で完結する仕組みなんです。私もやりたい仕事があるので、社員の業務を把握したり指示を出したりはしません。お客様と名刺交換して以降は各担当者の携帯に電話がかかるため、代表電話にかかってくるお客様であればまだ関係性が薄いんだという判断もできて便利ですね。

電話番1人分と考えたら無駄なくコスパも高い

fondeskは、従業員を1人雇っているくらいの感覚なので、時給換算したら相当安いと思います。弊社はBtoBの会社なので、繁忙期に入電件数が増えるということもなく、月額基本料金内で手頃に使えています。

「この問い合わせにはこう返す」というオプションサービスがあると便利かなと思います。たとえば弊社だと、「特定のイベントに関する問い合わせにはこのように返してください」と設定するイメージです。しかしそれで利用料金が上がっても困るので、シンプルな今の仕様のままでいいと思っています。

スタートアップから少し上のステージに進もうとしているくらいの企業規模かつ、社員が出張や外出しがちでオフィスにいないことが多い企業におすすめしたいですね。

弊社は基本的に社員全員が外出していて、オフィスにいません。現場で仕事をしていることが多いからこそ、fondeskがあると便利なんですよね。つい「電話番を1人置かなければならない」と考えがちですが、それをfondeskに置き換えれば無駄がなくていいと思います。

また、コーポレート機能を持たない会社にも合うのではないでしょうか。弊社は全員が営業担当で、それ以外の業務はすべて外注しているんです。電話も、切り離して誰かに頼める業務のひとつだと考えてfondeskを利用しています。