福井県で女性向けフィットネスクラブを運営する株式会社TSUKIWA様は、少ない人数での電話対応に課題を抱えていました。新しく始めたドローン事業の新聞広告を掲載するタイミングで、さらなる入電増加を懸念してfondeskを導入することにしたそうです。

fondesk導入後は、電話が鳴らず業務に集中できる環境へ変化したため「もう離れられない」と、代表取締役の黒川さんは語ります。休日に業務と関係ない電話を受ける必要もなくなり、ストレスから解放されたといいます。導入の経緯や効果について、黒川さんにお話を伺いました。

新聞広告出稿による営業電話の増加を懸念

fondeskを導入した瞬間から電話が鳴らなくなり、仕事に集中できるようになったことが革命的でした。また、休日にかかってくる営業電話に対応する必要もなくなり、精神的にも楽になりました。オペレーターさんの受け答えも問題なく、広告への反響にも十分対応できています。

以前は、代表電話が私の携帯に転送されているので出られないタイミングもありましたが、今はすべて受けてもらって電話の内容も事前にわかるので、電話対応もスムーズになりました。これは非常にありがたい。もう離れられないですね。

弊社は女性専用フィットネスクラブのフランチャイズ事業を営んでおり、本社事務所には妻と私しかいない状況で電話対応をしていました。かかってくる電話の大半は私宛で、妻が電話を受け、私に回してもらっていたんです。取り次ぎで声をかけられるたびに、業務の集中力が途切れることに課題を感じていました。

また、そのほとんどが業務と関係のない営業電話です。休日は代表電話を私の携帯に転送していたので、休日も営業電話へ対応しなければならないことにストレスを感じていました。その状況下で、新しく始めたドローン事業の新聞広告を出稿することになり、さらに入電が増えるのではないかと懸念していたんです。

広告出稿によって営業電話が増えるかもしれない一方、新規申し込みの電話がかかってくる可能性もあるため、どこかに電話の一次受けをお願いできたらと考えたのがきっかけです。ウェブで検索してfondeskを見つけ、とりあえずお試しで導入してみることにしました。

仕組みがシンプルで、申し込み方法や使い方がパッと見てわかるところがよかったですね。導入後の使い方がイメージしやすく、2週間のトライアルができたことも決め手になりました。ほとんど迷わずfondeskに決めたのが正直なところです。

fondeskが従来の電話対応の代わりに

オペレーターの方がどのような対応をしてくれるのか、気になっていました。そのため、トライアルで使い始めてすぐにテストコールし、対応に問題がないことを確認しました。実際には、お客様からの問い合わせに対してもシンプルな回答をしてもらっているため、トラブルになる心配も不要でした。

そもそも「使ってみてダメなら解約すればいい」という感覚で導入できたので、大きな懸念はなかったですね。

普段から入電があるお客様や取引先には、fondeskを導入していることを話して理解していただいています。必要に応じて「携帯電話に直接かけてください」と伝えているので、特に問題はありません。

新聞広告を見てかかってきた電話に翌日まで折り返せなかった際、「また不在なのか」と聞かれたことはあります。そのような場合も携帯番号を案内するので、トラブルになることはありません。

これまでずっと電話に出ていた妻は、私以上に喜んでいると思います。今は、fondeskのオペレーターさんが妻の業務を代わってくれている状態です。

LINEで通知を受け取り、私か妻が確認して対応するだけの運用です。もともとお互いの業務分担が明確なので、それぞれが対応すべき通知に折り返しています。どちらが対応してもいい通知であれば、対応したほうがその旨を連絡しています。

家族経営で電話に悩んでいるならfondeskがおすすめ

fondeskの月1万円は、決して安い金額ではないものの、相応の価値があると思っています。残業時間が減ったということはないのですが、不要な電話や休日の電話に対応しなくて済むようになったことで、精神的なストレスが大きく減りました。

私は会社の重要な意思決定をしなければならない立場なので、集中した時間を取れるようになったのは大きな効果ですね。

サービス自体に要望はないのですが、こちらから折り返しても先方につながらず、また折り返してもらって……と無駄な往復が発生してしまうのが気になっています。代表電話にかけてもらった電話に対して、私の携帯から折り返しているため、お客様にとっては知らない番号から電話がかかってくることになってしまうんですよね。

特に年配のお客様の場合、知らない番号の電話には出ないようにされていることも多々あります。こちらから折り返した番号だけは直接代表電話につながる、という仕組みがあると、無駄な往復を避けられてありがたいですね。

弊社のように、少人数の家族経営をしている企業にはfondeskをおすすめしたいです。どこも営業電話には困っているでしょうからね。「電話の一次受けを外注するのは、お客様に失礼ではないか」という懸念だけクリアできれば問題ないと思います。

今思えば、まったく失礼ではありませんでした。代表番号には個人のお客様から電話がかかってくることはありませんし、取引先の方も話せば納得していただけますから。