マテリアルズ・インフォマティクス（MI）の研究開発や解析サービスの提供を行うMI-6株式会社様。コーポレート部門を担当する社員が2人だけという状況下で、業務と関係のない電話へ対応することに課題を感じ、fondeskを導入されました。

代表番号への入電件数はもともと少なかったものの、fondeskを活用することで、コーポレート部門の業務がひとつ減ったような感覚を抱いているといいます。同社でコーポレート業務を担う磯崎さんに、導入の経緯や効果を詳しく伺いました。

コーポレートの体制整備とともに電話も最適化を検討

代表番号にかかってくる電話の7〜8割は不要な営業電話だったため、fondeskを使うことで電話対応を最適化できたと感じています。fondeskを導入して8ヶ月ほど経ちますが、折り返しが必要だった電話は数件しかありません。今は効率的に業務を回せるようになったため、導入してよかったと思います。

fondeskに興味を持ったきっかけは、コーポレート体制の整備でした。私が入社して数ヶ月経ち、もう1人コーポレートのメンバーを採用したタイミングで、これまでほぼ手付かずだったコーポレート業務の仕組み化を進めることにしたんです。

そのなかで、代表番号には営業電話が多いことから「電話対応も最適化したほうがいいのではないか」という社内メンバーからの提案もあり、着手することに。いくつか電話代行サービスを探した結果、fondeskを導入することに決めました。

また、弊社はお客様にDXを提供する会社です。社内でも積極的にDXを進め、その価値を体感したいという考えも導入の背景にあります。

決め手は無料トライアル期間があったことと、導入時に初期費用がかからないことでした。 このようなサービスは実際に使ってみないと良し悪しを判断できない部分が大きいので、「トライアルでとりあえず試せる」「小さく始められる」という部分は大きかったですね。

ただ、当時使っていた電話回線だとfondeskに転送できなかったため、そのときは本契約に至りませんでした。

フルリモートワーク下でも安心して代表番号を共有できる

利用できないことがわかったときは、電話回線を変えてまで導入するほどの課題感もなかったので、一旦保留にしました。

その後、たまたま別の拠点で電話番号を新しく引くことになったんです。それならついでに代表電話も03の番号に変え、fondeskを導入しようという流れになりました。

電話を委託することへの懸念はありませんでした。1点、オペレーターの方がどのような対応をされているのか気になったので、導入後にテストコールをしたことがあります。実際にかけてみると、大変丁寧に受け答えされていることがわかったので、それからは安心して利用しています。

弊社はフルリモートワークかつ、必要な電話は各メンバーの会社携帯にかかってくることが多いため、fondeskを導入したところで社内外とも大きな変化はありませんでした。

ただ、これまではメンバーが代表番号を社外に共有する際、「フルリモートワークなのに代表番号を教えてもいいんだろうか？誰か対応してくれるんだろうか？」という懸念を抱き、伝えるのを躊躇っていたようなんです。

でも今は、fondeskに転送して一次受けし、必要な電話にはこちらからかけ直しできるので、社外の方にも安心して代表番号を伝えていると聞いています。

Slackに届いた通知をコーポレートのメンバーで確認し、折り返す必要がありそうなものは担当者につなげて対応してもらっています。通知チャンネルにはコーポレート以外のメンバーも入っていますが、対応は基本的にコーポレートメンバーだけ。お客様からの電話はほとんどないため、このスタイルで問題なく運用できています。

課題が小さい今のうちに「減らせるものは減らす」考え方を

私たちはfondeskの利用料を「費用」ではなく「投資」と捉えています。生産性を上げることへの「投資」です。というのも、電話を取ることなく「届いた通知に反応するだけでいい」という状態に変えたことで、脳内を占めるタスクが減って生産性が上がっていると感じます。

コーポレート部門は2人しかおらず、あらゆる業務を担当しているため、やるべき業務が多く重なった時には「仕事がたくさんある」という感覚に陥りがちです。電話対応もそのうちのひとつでした。入電件数は月10件程度ですが、電話の件数ではなく「自分が対応すべき事項」を減らせたことが最大の価値だと考えています。

今は特にありません。転送できないことがわかったときは、「すべての電話で使えるようになったらいいのに」と思いましたが、トライアル期間があったおかげ費用負担もありませんでしたし、「費用をかけたのに使えないなんて」と葛藤を抱くこともありませんでした。

そして、「もし転送できる電話番号を手に入れたらすぐ導入しよう」と次のアクションを明確にできたのもよかったと思っています。

スタートアップやベンチャー、規模の小さい企業などは、積極的に使ったほうがいいと思っています。一般的には「入電件数が多いから対策する」という、今あるものを減らす発想だと思いますが、スタートアップやベンチャーはこれからアクセルを踏んで事業を成長させるフェーズ。今問題になっていないことが後から大きな問題になる……なんて事例はいくらでもあると思います。

課題の芽を1つでも早く摘んでおくだけで、その後の大変さが大きく変わるはずです。特に小規模な会社はコーポレートのメンバーが少ないことも多く、ギリギリの状態で業務を回していると思います。そういう会社こそ、減らせるところから減らす考え方でfondeskを導入してほしいですね。

今の時代、freeeやマネーフォワード、SmartHRといったツールを活用してコーポレート業務を最適化するのが当たり前になってきています。電話対応をfondeskに任せるのもそのひとつに入るのではないでしょうか。月々の利用料金も、そう大きな負担ではありません。早期に電話対応を最適化し、集中すべきところに集中できる体制をつくることが非常に大事だと思います。